Soome Instituut (edaspidi instituut) hoiab isikuandmeid hoolsalt ja vastutustundlikult. Me ei kasuta isikuandmeid kaubanduslikel eesmärkidel ega loovuta neid kolmandatele osapooltele. See dokument kirjeldab isikuandmete kaitsega seonduvaid põhimõtteid lähemalt.
Registrite pidaja
Soome Instituut
Harju 1, 10146 Tallinn, Eesti
Kontaktisik registreid puudutavates küsimustes
Administratiivjuht Viia Väli
viia.väli@finst.ee, 631 3917
Registrid ja nende kasutustingimused
- Kontaktandmete register
- Projektides ning instituudi poolt korraldatavatel üritustel osalejate register
- TelepART-programmist toetuse taotlejate register
Isikuandmete kasutamise ehk registrite pidamise eesmärgid ja kirjeldus
Isikuandmeid kasutatakse instituudi tegevuste võimaldamiseks. Registreid kasutatakse Soome ja Eesti vahelise kultuurivahetuse edendamiseks ning ühenduse võtmiseks nende inimeste ja organisatsioonidega, kes on meie tegevuse seisukohalt olulised.
1) Kontaktandmete register
Instituudi tegevuse ja sellega seotud sündmuste kohta teabe jagamiseks (nt uudiskirjad, spetsiifiline erialane teave vms), sidusrühmadega kontaktis olemiseks. Isik on registreerunud instituudi tegevust puudutavate uudiste, teadaannete vm teavituste tellijaks, osalenud instituudi korraldatud sündmustel ja/või andnud muul moel teada, et on huvitatud instituuti puudutava teabe saamisest.
2) Projektides ning instituudi poolt korraldatavatel üritustel osalejate register
Isikuandmeid kasutatakse projektide ning ürituste tõhusamaks korraldamiseks ja nende kohta tagasiside saamiseks. Andmete töötlemine toimub registrisse kantud isikute nõusolekul. Instituudil on õigus kasutada projektide käigus ja instituudi poolt korraldatud üritustel tehtud fotosid instituudi teavitustegevustes.
3) TelepART-programmist toetuse taotlejate register
Isikuandmeid kasutatakse TelepART-programmi taotlustele vastamise ja edasise programmiga seotud suhtlemise eesmärgil. Andmete töötlemine toimub taotluse esitaja nõusolekul.
Ülalmainitud registritele lisaks kogutakse instituudi raamatukogus Tartus raamatukogu klientide isikuandmed Sierra-nimelisse elektroonilisse andmebaasi. Registri pidaja on Raamatukoguvõrgu Konsortsium (ELNET), mis vastutab raamatukogu andmebaasis olevate isikuandmete eest. Andmed lisatakse raamatukogu kliendi nõusolekul andmebaasi, et ta saaks laenutada raamatukogu teavikuid. Sierra-andmebaas on salasõnadega kaitstud ja sellele pääsevad ligi vaid raamatukogu töötajad. Andmeid säilitatakse kolm aastat alates hetkest, kui klient on viimast korda teaviku laenutanud. Klient saab oma isikuandmeid e-kataloogis ESTER ise muuta ja/või täiendada.
Lisaks peetakse Tartu raamatukogu personali arvutites lühiajalist registrit muude kataloogimata materjalide, nagu näiteks lauamängude ja mõnede ajalehtede, kohta. Registris on kirjas inimese nimi ja laenatud ese. Registris kirjas olevad andmed kustutatakse sealt kohe, kui laenutatud ese on tagastatud.
Registrites sisalduv teave ja selle allikad
1) Kontaktandmete register
Põhilised isikuandmed nagu nimi, ametinimetus, asutus, e-posti aadress, vahel ka postiaadress ja telefoninumber. Andmed saadakse registrisse kantavalt isikult endalt.
2) Projektides ning instituudi poolt korraldatavatel üritustel osalejate register
Põhilised isikuandmed, nagu nimi, ametinimetus, asutus, e-posti aadress, vahel ka ürituse teemaga seonduvad lisaandmed, söögieelistus vm piirangud. Andmed saadakse osalejatelt siis, kui nad projektiga liituvad või üritusele registreeruvad.
3) TelepART-programmist toetuse taotlejate register
Taotluse esitaja nimi, sünniaeg, aadress, e-posti aadress, telefoninumber ja pangakonto number. Esineja nimi, sünniaeg ja elukohariik. Andmed saadakse registrisse kantavalt isikult või tema esindajalt.
Andmete edastamine ja liikumine teistesse riikidesse ja rahvusvahelistele organisatsioonidele
Andmeid ei edastata Euroopa Liidust või Euroopa Majanduspiirkonnast väljapoole ega rahvusvahelistele organisatsioonidele. Andmeid võib kolmandates riikides töötleda vaid siis, kui see on kooskõlas GDPR põhimõtetega.
Registrite kaitsmise põhimõtted
1) Kontaktandmete register
Registrile pääsevad ligi need instituudi töötajad, kellel on instituudi registri kasutajaõigused (kasutajanimi ja salasõna). Instituut kasutab Insightly-nimelist elektroonilise registri teenust. Vajadusel saab ligipääsu registrites olevatele andmetele piirata. Teenuse pakkuja asub Ameerika Ühendriikides ja on oma kodulehel lubanud järgida Euroopa Liidu GDPR andmekaitse määrust: https://www.insightly.com/gdpr/. Instituudi ja Insightly vahel on sõlmitud andmekäsitlust puudutav isikuandmete töötlemise leping (DPA).
2) Projektides ja instituudi poolt korraldatavatel üritustel osalejate register
Nimekirjadele pääsevad ligi need instituudi töötajad, kellel on instituudi töös kasutatavate programmide kasutajaõigused (kasutajanimi ja salasõna). Osalejate nõusolekul jagatakse nende isikuandmeid teiste projektis osalejatega.
3) TelepART-programmist toetuse taotlejate register
Registrile pääsevad ligi need töötajad, kellel on TelepART-toetusprogrammi kasutajaõigused. Registrile ligipääsu kaitstakse isiklike kasutajanimede ja salasõnade abil. Taotlusprogrammi teenusepakkuja Gruppo töötleb isikuandmeid vaid registri pidaja palvel teenuse pakkumise eesmärgil. Andmed asuvad teenust pakkuva partneri serveris, millele juurdepääs on piiratud ja turvatud.
Instituudi töötajad ja teised andmete töötlejad on vastavalt seadusele seotud vaikimiskohustusega, et kaitsta koostööpartnerite ja eraisikute andmeid.
Registris oleva isiku õigused
Registris olevatel isikutel on õigus kontrollida, mis andmeid nende kohta registrisse on kantud, vigaseid andmeid parandada, nõuda oma andmete registrist eemaldamist, piirata andmete töötlemist ja paluda oma andmete edastamist mõne teise registri pidajale. Vastavasisuline e-kiri tuleb saata registrite pidajale aadressile finst@finst.ee
Registri pidaja vastab isikule kuu aja jooksul alates palve kättesaamisest või teavitab isikut võimaliku viivituse põhjusest.
Küpsised
Instituudi võrgulehel kasutatakse küpsiseid kodulehekülje külastatavuse jälgimise ja statistika tegemise eesmärgil. Küpsistest saate loobuda igal ajal, muutes kasutatava seadme veebilehitseja seadistusi ja kustutades salvestatud küpsised.