Suomen Viron-instituutin tietosuojaseloste

Suomen Viron-instituutti käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Emme käytä henkilötietoja kaupallisiin tarkoituksiin emmekä luovuta niitä ulkopuolisille tahoille. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietoja koskevat periaatteet tarkemmin.

Rekisterinpitäjä
Suomen Viron-instituutin säätiö, Y-tunnus 1061035-5
Harju 1, 10146 Tallinna, Viro, https://finst.ee/

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Viia Väli, Hallintosihteeri
viia.väli@finst.ee, +3726313917

Rekistereiden nimet ja rekistereiden käyttötarkoitukset

  1. Yhteystietorekisteri
  2. Projektien ja instituutin järjestämien tilaisuuksien osallistujarekisteri
  3. TelepART -apurahojen hakemusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus eli rekistereiden käyttötarkoitukset sekä tausta

Henkilötietoja käsitellään instituutin toiminnan mahdollistamiseksi. Seuraavia rekistereitä käytetään edistämään Suomen ja Viron välistä kulttuurivaihtoa sekä pitämään yhteyttä henkilöihin ja organisaatioihin, jotka ovat toiminnan kannalta olennaisia.

1) Yhteystietorekisteri
Instituutin ja sen toiminnasta sekä tapahtumista informoimista varten, sidosryhmien kanssa yhteydenpitoa varten. Henkilö on rekisteröitynyt instituutin toimintaa koskevan uutisoinnin, ilmoitusten ja muiden tiedonantojen tilaajaksi, osallistunut instituutin järjestämiin tilaisuuksiin ja/tai muuten ilmoittanut olevansa kiinnostunut instituuttia koskevasta tiedosta.

2) Projektien ja instituutin järjestämien tilaisuuksien osallistujarekisteri
Henkilötietoja käytetään projektien ja tilaisuuksien käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi ja
niiden palautteen käsittelemiseksi. Tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen.

3) TelepART -apurahojen hakemusrekisteri
TelepART-apurahan hakijat rekisteröidään hakuprosessia varten. Henkilötietoja käytetään TelepART
-hakemusten käsittelyssä. Tietojen käsittely perustuu hakijan suostumukseen.

Edellä mainittujen lisäksi instituutin kirjastossa (Tartto) kerättävät henkilötiedot tallentuvat kirjastotietokantaan Sierra, jonka perusteena on asiakassuhde. Rekisterin ylläpitäjänä on Eesti Raamatukoguvõrgu Konsortsium (ELNET), joka on vastuussa kyseisestä henkilörekisteristä. Tiedot lisätään henkilön suostumuksella tietokantaan, jotta asiakas voi lainata kirjaston materiaalia. Sierra-tietokanta on suojattu salasanoilla. Tietokantaan on pääsy vain kirjaston työntekijöillä. Tietoja säilytetään kolme vuotta siitä, kun asiakas on viimeisen kerran lainannut. Asiakas voi itse muokata omia henkilötietojaan Esterissä.

Lisäksi Tarton kirjastossa ylläpidetään kirjaston henkilökunnan tietokoneilla lyhytaikaisia rekistereitä luetteloimattomille materiaaleille, kuten lautapeleille ja joillekin lehdille. Rekisterissä ilmenee henkilön nimi ja lainattu asia. Kyseisen rekisterin henkilötieto poistetaan rekisteristä aina lainauksen päätyttyä.

Rekistereiden tietosisältö ja tietolähteet

1) Yhteystietorekisteri
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin
tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään.

2) Projektien ja instituutin järjestämien tilaisuuksien osallistujarekisteri
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin
tapauksissa myös tilaisuuden aihepiiriin liittyvät lisätiedot, ruokavalio, esteettömyys. Tiedot saadaan
tilaisuuteen osallistujilta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

3) TelepART-apurahojen hakemusrekisteri
Ehdotuksen tekijän nimi, syntymäaika, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja pankkitilin numero.
Esiintyjän nimi, syntymäaika ja asuinmaa. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen
edustajaltaan.

Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Tietoja voidaan kuitenkin käsitellä GDPR:n puitteissa kolmansissa maissa.

Rekistereiden suojauksen periaatteet

1) Yhteystietorekisteri
Pääsy rekisterin tietoihin on instituutin työntekijöillä, joilla on käyttöoikeudet Insightly-palveluun,
joka vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tarvittaessa pääsyä rekisterin tietoihin voidaan rajata.
Insightly on Yhdysvaltalainen palveluntarjoaja. Insightly on sitoutunut noudattamaan EU:n GDPR
tietosuoja-asetusta ja kertoo siitä sivullaan: https://www.insightly.com/gdpr/. Instituutti on allekirjoittanut Insightlyn kanssa tietojen käsittelyä koskevan DPA-sopimuksen.

2) Projektien ja instituutin järjestämien tilaisuuksien osallistujarekisteri

Pääsy tietoihin on instituutin työntekijöillä, joilla on salasanat/käyttöoikeudet instituutissa käytettäviin ohjelmiin. Osallistujien henkilötietoja voidaan jakaa muille projektin osallistujille henkilön suostumuksella.

3) TelepART apurahojen hakemusrekisteri
Pääsy reksiteriin on henkilöillä, joilla on käyttöoikeus TelepART apurahajärjestelmään. Pääsy rekisterin tietoihin on suojattu salasanoilla ja käyttäjätunnuksilla. Hakemusjärjestelmän palveluntarjoaja Gruppo käsittelee henkilötietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun tuottamiseksi. Tiedot sijaitsevat käyttöpalveluja tarjoavan kumppanin palvelintilassa, jonne pääsy on rajoitettu ja vartioitu.

Instituutin työntekijät ja muut tietojenkäsittelijät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin, joilla suojataan yhteistyökumppaneiden ja yksityishenkilöiden henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu rekistereihin, saada virheellinen henkilötietoa korjattua, saada tietonsa poistetuksi rekisteristä, rajoittaa tietojen käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tiedonkorjauspyyntö tehdään sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen finst@finst.ee

Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoittaa mahdollisesta viivästymisen syystä.

Evästeet (cookies)
Instituutin kotisivut käyttävät evästeitä verkkosivujen käytön analysointia ja tilastointia varten. Voitte poistaa tietokoneellanne olevat evästeet tai estää evästeet selaimen asetuksista.